WEEK VAN DE BIZ – Stappenplan oprichting BIZ

Floor Thomasse leidde de workshop ‘Samen sterk’ aan de hand van het stappenplan dat kan worden doorlopen op het moment van een BIZoprichting. Het stappenplan kan de leidraad zijn om een stemming organiseren voor een nieuwe BIZ of een nieuwe termijn. Het stappenplan bestaat uit vijf officiële stappen, maar begint eigenlijk bij stap 0. 

Download hieronder het stappenplan:

Stap 0 – Waarom een BIZ?

Breng allereerst in beeld waarom u de BIZ wil starten en wat u met de BIZ wil bereiken. Het is van groot belang dat de antwoorden op deze vragen helder zijn voordat u met dit BIZ-stappenplan van start gaat.

Stap 1 – Het initiatief

Het initiatief voor de stemming of herstemming van een BIZ moet vanuit het gebied (ondernemers en/of eigenaren) zelf komen. Het initiatief wordt vaak genomen door het zittende bestuur, een kopgroep van ondernemers of een groep enthousiaste ondernemers die dingen voor elkaar willen krijgen in hun gebied. Werk vanaf het begin aan het werven van ambassadeurs voor de BIZ. Dit zijn ondernemers die enthousiast zijn over de BIZ en die kunnen worden ingezet om een actieve rol te gaan spelen. De kopgroep informeert de gemeente over het initiatief, de gemeente kan dan vervolgens meegaan in dat initiatief, maar ook om haar steun worden gevraagd (in de vorm van subsidies).

Stap 2A – BIZ-plan

Het BIZ-plan is het basisdocument van de BIZ voor een periode van maximaal vijf jaar. In dit plan worden alle afspraken voor die periode vastgelegd. Tijdens het opstellen van dit plan is het zowel bij een stemming als herstemming van groot belang de ondernemers en/of eigenaren te betrekken. Bijvoorbeeld door bijeenkomsten te organiseren in combinatie met interactieve tools, enquêtes uit te zetten, gesprekken te voeren, etc. Het BIZ-plan is gestoeld op wat u uitvraagt in uw gebied. Wanneer ondernemers en/of eigenaren zich hierin herkennen zullen zij sneller instemmen. Zodra het BIZ-plan compleet is, geeft u de achterban een terugkoppeling. Op het moment dat de verzamelde feedback verwerkt is, maakt u het BIZ-plan definitief en tenslotte wordt het BIZ-plan door de gemeente getoetst.

Stap 2B – Formaliseren organisatie

Indien u al een BIZ heeft en voor een herstemming gaat, hoeft u deze stap niet uit te voeren. De rechtsvorm van een BIZ moet zijn opgericht voor het moment dat de uitvoeringsovereenkomst getekend wordt. Het is aan te raden om het bestuur tijdig samen te stellen en de keuze te maken tussen een vereniging of stichting.

Stap 3 – Gemeente (onderdeel van stap 4 in het stappenplan)

De gemeente heeft ook een rol in het oprichtingstraject van de BIZ. De gemeente moet allereerst het BIZ-plan toetsen aan de wet. Zij moet de gebiedsafbakening visualiseren in een kaart, zodat de belastingdienst een objectenlijst kan samenstellen. De gemeente stelt de verordening op en de uitvoeringsovereenkomst (dit zijn de afspraken die de gemeente met de BIZ vastlegt). Deze stukken moeten worden gecontroleerd door het college en door de raad. Vervolgens moet er een stemreglement worden opgesteld, daarin wordt o.a. vastgelegd wat de stemperiode is, hoe mensen kunnen stemmen en hoe de stembiljetten worden geïnd.

Ambassadeurs

Het is belangrijk om, naast de kopgroep/het bestuur, een kring van ondernemers die achter de BIZ staan aan te haken op dit traject. Zij kunnen worden ingezet om alle collega-ondernemers te informeren en om later in het traject ook de stembiljetten uit te lopen. Hoeveel ambassadeurs nodig zijn is afhankelijk van hun netwerk en het gebied, maar hoe meer hoe beter. Het is belangrijk om ambassadeurs te koppelen aan ondernemers waarmee zij een goede connectie hebben. De ambassadeursrol vergt een tijdsinvestering, maar daarvan heeft u uiteindelijk wel veel profijt. Bovendien schrijft de wet voor dat bijdrageplichtigen goed geïnformeerd moeten zijn omtrent de BIZ en de draagvlakmeting.

Stap 4 – Formele draagvlakmeting (stap 5 in het stappenplan)

Wettelijk is vastgesteld dat er een respons nodig is van tenminste 50% geldige stemmen. Van die geldige stemmen moet 2/3e vóór stemmen. In het geval van een bijdragedifferentiatie op basis van WOZ geldt de aanvullende regel dat de totale waarde van het vastgoed dat vóór heeft gestemd meer moet zijn dan de waarde van tegen stemmen. Voor de draagvlakmeting is het belangrijk om een stemperiode vast te stellen. Na die periode zal het college de stemmen (laten) tellen en de uitkomst bekend maken.

Tips: 

• Zet het BIZ-plan om in een informele brochure waarin de belangrijkste zaken worden uitgelicht.
• Juist in deze periode (coronatijdperk) is het van belang om samen te werken. Middels een financieel ingroeimodel kunt u uw leden tegemoetkomen. Deze constructie kan interessant zijn voor BIZ’en die nu willen oprichten en verwachten naweeën te ervaren van de coronacrisis. De BIZ-bijdrage begint dan in 2021 op een laag niveau en wordt jaarlijks verhoogd. In dit proces is een goede afstemming met de gemeente cruciaal.
• Nodig de pers uit voor het moment waarop de formele stukken worden getekend. Hiermee wordt het gebied positief onder de aandacht gebracht.
• In geval van leegstand is het van belang vastgoedeigenaren goed te informeren (zeker wanneer vastgoed wordt belast bij leegstand, dan krijgen zij eveneens een stembiljet).
• Ondernemers kunnen door middel van een poster in de etalage kenbaar maken dat ze voor de BIZ stemmen. Dat overtuigt weer andere ondernemers.
• Organiseer aan het begin van de draagvlakmeting een kick-off.
• De voorkeur van Stad & Co en DNWS gaat uit naar een periode van vier weken. Hierin heeft u namelijk ook nog de ruimte om een inloopspreekuur te organiseren.
• Voeg een informatie leaflet toe aan het stembiljet; – Maak van de bekendmaking van de uitslag een persmoment.